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Quand et comment conclure vos réunions

Posté le 13/01/2015

Vous avez certainement déjà assisté à une réunion qui traîne en longueur, qui n'arrive pas à se terminer !

Savez-vous, lorsque vous êtes vous-même l'animateur d'une réunion, quand il faut l'arrêter ?

Parfois, un groupe arrive au point où il ne peut plus fournir de travail constructif, où les décisions qui pouvaient être prises sont prises. Où il ne sert plus à rien de continuer à discuter en rond, il vaut bien mieux arrêter, même si ce n'est pas encore l'heure prévue pour la fin : personne ne vous en voudra d'être libéré plus tôt !


Il faut conclure lorsque :

    -> il est indispensable d'avoir des apports de personnes qui ne sont pas présentes à la réunion ;

    -> il vous est nécessaire, pour prendre une décision, d'avoir plus d'informations à votre disposition ;

    -> vous avez atteint la limite du temps prévu pour la réunion et que le groupe est encore loin d'une décision ;

    -> la présence de tout le groupe n'est plus nécessaire parce qu'un groupe restreint peut résoudre le problème.


  À la conclusion de la réunion, l'animateur doit :

    -> toujours rappeler les décisions qui ont été prises ainsi que celles qui le seront plus tard ;

    -> indiquer clairement les actions à entreprendre par chaque participant, avant la prochaine réunion.


  En quittant la réunion, chaque participant doit savoir:

    - pourquoi il était à cette réunion ;

    - ce qui y a été accompli ;

    - ce qu'il reste à faire ;

    - qui est responsable du suivi.

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